Заборона редагування у 1с 8.3 бухгалтерія 3.0. Бухоблік інфо

Відкриття періоду 1С операція буденна, зазвичай її виконують на початку місяця. Застосовується така дія в продуктах, де є компонета «Торгівля», наприклад, у 1С:Підприємство 7.7 Торгівля та .

Зазвичай відбувається таке. Вранці, при відкритті бухгалтером програми, вискакує табличка із попередженням про необхідність відкриття періоду.

Як діяти? Після закриття програми на вимогу попереджуючого повідомлення необхідно 1С повторно, але в монопольному режимі. Для цього у стартовому вікні вибору баз («Запуск 1С:Підприємства») натисніть галочку «монопольно»

Тепер після входу в програму з'явиться попереджувальне повідомлення, але трохи іншого характеру. У ньому, якщо натиснути кнопку «Так», програма виконає відкриття періоду самостійно.

Якщо ж ми відмовимося від відкриття періоду цього разу, то новостворені документи не проводитимуться, а при наступних стартах програми нас буде зустрічати все те ж повідомлення про необхідність відкрити .

Трапляються випадки, коли операцію з відкриття нового періоду потрібно виконати не на початку місяця, а наприклад, коли не закінчено чинний період. Тобто. заздалегідь.

Для цього потрібно повторити вхід до програми 1С:Підприємство 7.7 Торгівля та Склад у монопольному режимі. Потім перейти в головному меню розділ «Операції» і вибрати кнопку «Управління оперативними підсумками»

У вікні біля секції, що відображає новий період, є кнопка «Відкрити». Натиснемо її. З'явиться попередження про необхідність змінити точку актуальності результатів.

"Точка актуальності підсумків" чи ТА, що це таке? Під точкою актуальності підсумків розуміється точка у часі, у якій переважають у всіх необоротних регістрах програми актуальні, поточні дані. Фактично, це час, який зберігаються оперативні .

Натискаємо кнопку "Так". З'являється форма перевстановлення актуальності підсумків. У нашому випадку, природно, потрібно вибрати усі проведені документи та натиснути «Виконати». Після короткого часу, якщо з порядком документів немає порушень, програма виконає перенесення точки актуальності на нову дату.

Сміливо вибирайте "Вихід". На цьому відкриття періоду у програмі 1С:Підприємство 7.7 Торгівля та Склад завершено.

Якщо у Вас з'являться якісь складності, ми обов'язково допоможемо.

Якщо у Вас виникли питання по статті або залишилися невирішені проблеми, обговорити їх Ви можете на

Дата заборони редагування даних – функціонал програми 1С 8.3 БП, що дозволяє обмежити введення та зміну документів на певний період часу. Говорячи мовою бухгалтерів, необхідно «закрити період 1С». Заборону можна встановлювати навіть для конкретних користувачів та організацій у базі даних, щоб ніхто не міг змінити.

Інструкція є актуальною як для 1С Бухгалтерії, так і для інших програм, створених на базі Бібліотеки стандартних підсистем (Управління торгівлею 11, ERP 2.0, 1С ЗУП 3.0, 1С УНФ тощо).

Де знайти дату заборони редагування у 1С 8.3? Ця функція розташована на вкладці «Адміністрування», у розділі «Підтримка та обслуговування»:

Якщо у вас ще не включена в 1С 8.3 дата заборони редагування, встановіть необхідний прапор:

Як відкрити та закрити період

Для початку необхідно визначитися, чи будемо ми розмежовувати права на зміну користувачам, чи будемо використовувати дату для всіх:

Наприклад виберемо варіант «По користувачам». Тепер стало можливим вказівка індивідуального налаштування для кожного із співробітників.

Приклад:для співробітників «Сергіїв» та «Іванова» потрібно налаштувати дату редагування 01.01.2016, а для решти – 03.01.2016.

Щоб організувати такий варіант, необхідно:

Отримайте 267 відеоуроків з 1С безкоштовно:

А тепер ускладнимо завдання. Для користувача «Іванова» потрібно поставити обмеження на зміну даних організації «Конфетпром», як у решти користувачів, на 01.03.2016.

Виділяємо у списку співробітника та в нижній частині екрану встановлюємо перемикач «Спосіб вказівки дати заборони» у положення «По об'єктах»:

З'явиться меню налаштування дати редагування для організацій. Додаємо за допомогою «Підібрати» до таблиці потрібну організацію та прописуємо дату заборони:

Встановлення «динамічної» дати заборони

Описаний вище спосіб не завжди зручний: він потребує постійного адміністрування. Тобто щомісяця/квартал/рік дату потрібно буде встановлювати вручну.

У 1С є спосіб спрощення – встановлення «динамічної» дати заборони. Тобто програму можна налаштувати так, що система автоматично пересуватиме дату заборони. Приклад – на кінець року, місяця, кварталу, тижня, дня.

Налаштувати це неважко. Як ви, мабуть, помітили, у всіх налаштуваннях вище є поле «Дата заборони». Саме воно і відповідає за дане налаштування.

Загальна дата для всіх користувачів:

Або ж індивідуальне налаштування:

Дата заборони завантаження даних у 1С БП 3.0

Торкнемося також теми заборони завантаження даних у програму 1С 8.3. Буває, що трапляються дуже неприємні ситуації, коли з управлінської бази (наприклад, УТ) до бухгалтерської 1С надходять якісь дані у закритому періоді.

Можливість роботи з «Датою заборони змін» включається в розділі Адміністрація – Підтримка та обслуговування, встановленням галочки в полі Дата заборони змін:

"Дата включення змін" - це константа, що дає сигнал програмі 1С при роботі з даними бази аналізувати регістр відомостей "Дата заборони зміни (завантаження) даних".

Цей регістр загальний для дат заборон зі зміни об'єктів бази 1С та завантаження даних під час синхронізації:

Поки дата заборони не налаштована, регістр – порожній, програма 1С не перешкоджає зміні даних у базі. Це може викликати незручність під час роботи у програмі 1С.

Як відкрити або закрити період

Працювати з датою заборони змін можуть лише користувачі 1С, які мають:

Повні права;
Права «Додавання та зміна дат заборони зміни».

Налаштувати «Дату заборони змін» у програмі 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0 можна через розділ Адміністрація – Підтримка та обслуговування – Налаштувати:

У 1С 8.3 застосовуються такі варіанти встановлення дати заборони змін:

не встановлюватись;
встановлюватися всім користувачів;
встановлюватись різною за різними користувачами.

Встановлення дати заборони зміни для всіх користувачів 1С

При виборі цієї настройки діють однакові правила всім працюючих у базі 1С. Встановлюємо "Загальну дату". Це зручно робити після того, як місяць перевірено, закрито та по ньому сформовано звітність.

Ручне налаштування «Дати заборони змін» в 1С

При ручній зміні «Дати заборони змін» вибирається довільна дата та здійснюється ручне введення дати відповідальним користувачем 1С:

Встановлення дати заборони налаштування "ніхто з користувачів" в 1С

У нашому прикладі при такому налаштуванні ніхто з користувачів 1С не зможе змінити дані до 31 березня 2016 року. Відповідальний користувач 1С, з необхідними , входить у налаштування та змінює дату заборони змін після закриття періоду.

Налаштування автоматичної зміни “Дати заборони зміни” даних у 1С

Автоматична зміна "дати заборони зміни" даних застосовується до періодів:

Для прикладу встановимо дату заборони на кінець минулого місяця:

Автоматичне виставлення дати заборони виконується спеціальною регламентною операцією. Перевірити виконання цього завдання можна з розділу Адміністрація – Підтримка та Обслуговування – Регламентні операції:

Введемо регламентну операцію для автоматичного розрахунку дати заборони змін та налаштуємо розклади щодо його виконання: кн. Ще – Додати – Заповнення даних для обмеження доступу:

Налаштовуємо розклад виконання регламентного завдання, наприклад, 1 раз на день щодня з 01-04-2014. Налаштування розкладу – закладка Загальні:

Налаштування розкладу – закладка Денне:

Налаштування розкладу – закладка Тижневе:

Налаштування розкладу – закладка Місячне:

Підсумкове налаштування:

У регламентованих завданнях з'явилося нове завдання “Заповнення даних для обмеження доступу”:

Перевіримо виконання регламентного завдання, запустивши його виконання за кн. Виконати зараз –завдання успішно виконано:

Тепер у 1С 8.3 автоматично щодня перевірятиметься та наприкінці місяця змінюватиметься дата заборони редагування.

Налаштування автоматичної “Дати заборони змін” у 1С на прикладі

Для прикладу зробимо налаштування для автоматичної зміни “Дати заборони”, де не тільки наприкінці місяця автоматично виставлятиметься дата заборони зміни, але й за заданими налаштуваннями програма 1С даватиме можливість вносити виправлення задану кількість днів після настання події дати заборони змін.

Це зручно, оскільки документи іноді запізнюються та вносяться до бази даних 1С після завершення місяця ще якийсь час. Цей час необхідний користувачам 1С щодо всіх регламентних операцій. Тому бухгалтерам можна надати можливість працювати, наприклад, протягом тижня після настання кінця місяця та редагувати дані за минулий місяць.

Виглядатиме це так:

Встановлення “дати заборони змін” за наявності кількох організацій

За наявності кількох організацій у базі даних 1С можна виставити дату заборони редагування по кожній організації окремо. Для цього вмикається налаштування «Спосіб вказівки дати заборони – за об'єктами»:

За кнопкою Підібративводимо відповідні налаштування у програму 1С та здійснюємо підбір організацій для індивідуальних налаштувань дати заборони:

Ось як може виглядати налаштування по організаціям у результаті:

Встановлення “дати заборони змін” за різними користувачами 1С

Вибираємо у полі «Встановлення дати заборони» – По користувачам:

Розглянемо вже з урахуванням розібраних вище налаштувань, які тут можливі варіанти встановлення дати заборони редагування.

Ручне налаштування "дати заборони змін" для різних користувачів 1С

Для різних користувачів вказується “Загальна дата” та виставляється вручну відповідальним користувачем 1С:

Автоматичне налаштування “дати заборони змін” для різних користувачів 1С

Загальна дата заборони для різних користувачів 1С виставляється автоматично регламентним завданням на кінець місяця. При цьому є можливість змінювати дані в базі 1С після настання дати заборони. Наприклад, встановимо 5 днів:

У програмі 1С можна налаштувати окрему дату заборони по кожному користувачеві:

Автоматичне налаштування "дати заборони змін" для користувачів 1С по організаціях

Для деяких користувачів 1С дати заборони вводяться в організації, з якими вони працюють. Наприклад, зробимо налаштування для користувача Любімова В.Ю. з організацій:

Отже, ми дуже докладно розглянули налаштування дати заборони конфігурації Бухгалтерія 3.0 через розділ Адміністрації. Усі внесені налаштування збереглися у регістрі відомостей «Дата заборони зміни (завантаження) даних»:

Ми завжди можемо роздрукувати звіт про встановлені налаштування заборони змін даних у програмі 1С за кнопкою Звіт:

Формується друкована форма звіту з налаштувань дати заборони зміни даних:

Дата заборони завантаження даних у 1С 8.3

Можливість роботи з «Датою заборони завантаження» включається при налаштуванні «Синхронізації даних» у розділі Адміністрація та встановлення галочки в полі «Дата заборони змін»:

Налаштування повністю ідентичне розглянутій вище настройці дати заборони змін:

Як бачимо, дата заборони змін може:

не встановлюватись;
встановлюватися всім інформаційних баз;
встановлюватись різною за різними інформаційними базами.

Налаштування дати заборони для всіх інформаційних баз 1С з урахуванням вище розглянутого механізму налаштування може виглядати так:

Щомісяця у 1С 8.3. бухгалтер здійснює процедуру Закриття місяця , перевіряючи всі підсумки та дані.

Дуже часто буває, що надалі хтось із користувачів відкрив документ закритого періоду і некоректно вийшов із нього або навіть змінив та перепровів. В результаті програма вимагає відновити межу послідовності документів закритого періоду. Це означає, що необхідно знову запускати процедуру перепроведення та результат раніше закритого періоду вже може не збігтися з тим, що було відображено у податкових деклараціях, у бухгалтерській звітності.

Щоб убезпечити себе від подібних ситуацій, виникає необхідність встановлення заборони редагування в закритому періоді всіх наявних даних. Після виконання цієї операції внесення будь-яких коригувань у закритому періоді стане неможливим.

Де в 1С налаштовується дата заборони редагування

Розглянемо, де знайти та як відредагувати налаштування, що відповідають за встановлення дати заборони внесення змін до 1С 8.3 Бухгалтерія.

Налаштування зазначеного параметра розміщено у блоці Адміністрація - Налаштування програми - Налаштування користувачів та прав - розділ Дати заборони зміни.

Як закрити період

З метою встановлення дати, пізніше якої заборонено редагування даних у 1С, необхідно відзначити прапорцем напис Дата заборони зміни та внести потрібні значення до параметрів за посиланням Налаштувати .

Дата, після вказівки якої встановлюється заборона на внесення коригувань, проставляється у графі Дата заборони і може охоплювати такі групи користувачів:

всіх наявних користувачів;
конкретний список користувачів, сформований адміністратором.

Дата заборони поширює свій вплив на такі дані:

дані, сформовані в обліку (розділ Бухгалтерський облік ) - попри всі види документів, запроваджені інформаційну базу;
обробка відомостей, що містять персональні дані – для друкованої форми Згоди на обробку персональних даних (довідник Фізичні особи - кнопка Згода на обробку ПДН.).

За промовчанням передбачено встановлення параметра загальна дата заборони на внесення коригувань у наявні дані. Однак у 1С також передбачено можливість встановити певну дату заборони на коригування конкретного розділу чи об'єкта обліку.

Автоматичне встановлення заборони змін

Відмінною особливістю 1С є існування можливості не тільки зафіксувати заборону на певну дату, а й включення її автоматичного оновлення відповідно до заданого настроювання, наприклад, щокварталу, щомісяця тощо.

Скористатися цією функцією можна наступним чином – достатньо перейти за посиланням Більше можливостей і встановити інтервал, через який заборона буде встановлюватися автоматично.

У випадку, коли Дата заборони встановлюється на:

Кінець минулого року -у момент настання нового календарного року заборона встановиться автоматично останнім днем минулого року;
Кінець минулого кварталу- у момент настання нового кварталу заборона встановиться автоматично на останній день минулого кварталу;
Кінець минулого місяця- у момент настання нового місяця дата заборони змін встановиться автоматично на останній день минулого місяця;

У зв'язку з тим, що, як правило, у поточному періоді ще якийсь час проводиться внесення коригувань даних за минулий період, у 1С Бухгалтерія 8.3 передбачено можливість відстрочення заборони змін. Для того, щоб скористатися даною функцією, потрібно встановити період, протягом якого буде можливим внесення коригувань в період, що закривається.

Заборона лише для даних бухгалтерського та податкового обліку

На практиці зустрічаються ситуації, коли виникає необхідність встановлення заборони для даних, що формуються в обліку, тоді потрібно у графі вибрати параметр Вказувати дату заборони - За розділами. У табличній частині вказати значення Бухгалтерський облікта поставити потрібну дату заборони.

Подібним чином здійснюється формування заборони на внесення коригувань у обробку персональних даних.

Заборона на зміну лише щодо певної організації

Коли виникає необхідність встановити заборону редагування документів по певним організаціям, необхідно у розділі Інші способи вказівки дати заборони встановити значення Вказувати дату заборони - За розділами та об'єктами.

Таблична частина має бути заповнена значенням Обробка персональних даних, або Бухгалтерський облікта за кнопкою Підібративибрати організацію, яка потребує встановлення заборони. У табличну частину, крім розділів, потраплять вибрані організації, для яких існує можливість вказати окрему дату заборони коригування даних.

Заборона для конкретних користувачів

У разі, коли потрібно призначити заборону внесення коригувань лише за вказаними конкретними користувачами, вибираємо вкладку По користувачам , у верхній таблиці описуємо користувачів, які потребують настроювання заборони.

У нижній табличній частині здійснюється налаштування заборони внесення змін для окремого конкретного користувача, залежно від необхідності, у налаштуваннях поля Вказувати дату заборони може бути обраний один з наступних варіантів:

Загальна дата;
За розділами;
За розділами та об'єктами.

Як у 1С 8.3 змінити дату заборони або відкрити період

Коригування дати заборони внесення змін проводиться аналогічно до її встановлення, тільки замість старої дати вказується нова дата заборони.

Існують такі варіанти у разі, коли виникає потреба у відкритті періоду для внесення коригувань:

видалення дати за певними користувачами або конкретною Організацією тощо.

видалення заборони внесення коригувань загалом.

Найчастіше в облікових програмах необхідно заборонити вносити зміни до старих документів. Наприклад, після того, як звітність вже була здана. Людський чинник грає величезну роль під час роботи з будь-якою облікової програмою. Щоб співробітник із незнання, або випадковості не вніс зміни до таких документів, у 1С 8.3 Бухгалтерія 3.0 передбачено механізм дат закриття періодів.

Де в 1С 8.3 знайти дату заборони? У меню «Адміністрування» виберіть «Підтримка та обслуговування» (за наявності відповідних прав).

У розділі «Регламентні операції» встановіть прапорець у пункті «Дати заборони зміни». Правіше у вас з'явиться можливість перейти до її налаштування.

Після переходу по гіперпосиланні до налаштування, відкриється відповідна форма. Спочатку необхідно вказати, чи встановлюється дата заборони для всіх користувачів, або лише на певних. Ці два способи відрізняються лише тим, що в другому випадку необхідно вказати перелік користувачів або груп користувачів, до яких ця заборона буде застосована.

Налаштування дати заборони «По користувачам»

Якщо вибрано тип налаштування користувача, дати заборони налаштовуються для кожного користувача або групи користувачів. Для цього необхідно вибрати відповідний рядок та вказати значення у полі «Дата заборони».

Налаштування дати заборони «За об'єктами»

У програмі 1С Бухгалтрія 3.0 є можливість розмежувати дату заборони у розрізі організацій. Цей спосіб актуальний, як у програмі ведеться облік відразу кількох організацій.

У нижній частині форми в розділі «Інші способи вказати дату заборони» виберіть пункт випадаючого списку «Об'єкти». У табличній частині, що з'явилася, вказуються ті організації, на редагування даних по яких потрібно накласти заборону. Для кожної організації зазначається своя дата.

Якщо це налаштування не для всіх користувачів, то для кожного вказується свій перелік організацій і дат. Допустимо одному користувачеві встановлювати спосіб "По об'єктах", а іншому загальну дату.

Загальна дата заборони

У тому випадку, коли дата заборони загальна як для користувачів, так і для організацій, налаштування буде виглядати, як на малюнку нижче.

Динамічна дата заборони

Жорстка установка дати заборони найчастіше незручна, оскільки потребує постійного відстеження актуальності та зміни. Немає жодних гарантій, що наступного разу вона буде встановлена вчасно.

Щоб уникнути помилок і неприємних ситуацій, надалі рекомендується встановлювати «Кінець минулого року/кварталу/місяця/тижня», або «Минулий день». Такий спосіб налаштування автоматично переставлятиме дату заборони.

Налаштування дати заборони завантаження даних

У випадку, якщо у вас налаштована синхронізація з іншими базами 1С і в минулі періоди можуть потрапити небажані дані, скористайтесь налаштуванням дати заборони завантаження даних.

У меню «Адміністрування» виберіть «Синхронізація даних».

Якщо увімкнено синхронізацію даних, доступний прапорець «Дата заборони завантаження». Встановіть його і за посиланням, що з'явилося, перейдіть до налаштування.

Налаштування дати заборони завантаження здійснюється аналогічно до налаштування дати заборони редагування даних. Їхня відмінність полягає в тому, що тут замість розмежування по користувачах є поділ по інформаційних базах, з якими проводиться синхронізація.